各学院：

根据《景德镇学院学生档案管理办法》，现将我校2025级新生档案及学籍材料归档工作安排如下，请各学院按照通知要求落实相关工作。

一、归档范围

（一）归档对象：2025级新生（含保留入学资格到期入学、复学到2025级学生）。

（二）归档内容：新生档案、学籍登记表、普通本科新生高考电子档案纸质版。

（三）归档负责人：新生辅导员（或各学院指定专人）。

二、时间安排

（一）2025年10月10-15日：领取景德镇学院学生档案袋、学籍登记表及邮寄到教务处的学生档案。

（二）2025年10月10日-10月24日，各学院指定专人到招生办公室拷贝普通本科新生高考档案电子版，打印后到招生办公室盖章。

（三）2025年10月10日-10月31日，组织新生填写学籍登记表（一式两份）到教务处206室盖章，一份归档，一份交教务处并附学籍登记表目录）。

（四）2025年10月31日-12月1日，核查整理完毕的学生档案以班级为单位统一移交教务处206室。

三、归档材料目录

新生档案材料应当包含以下三项：

（一）前置学历阶段学生档案材料；

（二）《景德镇学院学生学籍登记表》。新生入学后两周内，各院系组织学生统一填写，一式两份，以班级为单位按照班级花名册的顺序整理，由教务处加盖公章，一份归入新生学生档案，一份移交至教务处暂存；

（三）普通高考考生电子档案纸质版。普通本科新生报到后，各院系负责打印考生电子档案并盖章，装入学生档案。

学生应征入伍和退役材料、党团组织档案一般不归入学生档案，应当分别形成单独的档案由校内外相关部门负责保管和转递。

若学生退役士兵档案与学籍档案在同一份密封完好的档案袋中，应当在《景德镇学院学生档案移交清单》（附件1）中备注“退役士兵档案与学籍档案同袋”。若学生退役士兵档案已带至学校且退役军人事务局不再接收的，应当归入该生档案，并在移交清单（附件1）“其他材料”中填写“另有一份退役士兵档案”。

四、新生档案整理和归档要求

（一）接收登记。各学院接收时要做好密封性等检查以及签收登记工作，以备核查。档案密封完整，无拆封、破损、污损等情况，档案袋封面信息无误的，无需拆封检查，可直接装入“景德镇学院学生档案袋”中。

（二）装袋。将核实无误的学生高考档案、专科档案、学籍登记表、高考电子档案纸质版等材料装入“景德镇学院学生档案袋”，并在档案袋封面填写姓名、性别、专业、学号、材料目次等信息，在档案袋背面封口处粘贴“档案专用密封笺”。辅导员以班级为单位在《景德镇学院学生档案移交清单》（附件1）中登记袋内材料。

（三）排序。以班级为单位，按学号从小到大顺序排序，清点无缺漏的，辅导员填写完整移交清单（附件1），各学院指定审核人进行审核后签名，移交清单放置在班级学生档案上方。

（四）移交。辅导员亲自带队，将移交清单、班级学生档案带至教务处206室，经检查没有无档、缺档等不符合要求的，教务处签收保管，复印一份移交清单交辅导员留存。

五、学籍登记表的填写说明

（一）填写注意事项

1.因填写不规范、填写错误需重新填写的，请自行打印空白的《景德镇学院学生学籍登记表》（附件3）。

2.“学生学籍表”一式两份，一律用黑色或蓝黑色墨水书写，不得用圆珠笔填写，必须由学生本人手写填写，不可打印，不得代写，不得有涂画痕迹，不可以使用修正带/修正液/透明胶粘贴等涂改方式，否则不予盖章。可先用铅笔轻写，无误后再用水笔或钢笔填写，字迹要工整、规范、整洁，填写错误责任自负。

3.照片为蓝底一寸照，用胶水粘贴时应注意用量合适，避免多余的胶水污损照片或粘连他人学籍表。

4.“学号”必须与教务系统显示一致。

5.“班级”栏按教务系统提供的班级名称填写，包括年级、专业、班号，其中、年级、专业名称可以缩写（例如：23级酒管1班、23级酒管1班（专升本））。

6.“姓名”必须写规范化汉字，不可写繁体，必须与高考档案完全一致。

7.“民族”栏填写完整，如“汉族”，不得简写成“汉”。

8.“出生年月”栏填写格式为“XXXX年XX月”，必须与身份证号或高考档案一致。

9.“入学日期”栏为2025年9月。

10.“政治面貌”栏请按“群众、共青团员、中共预备党员、中共党员”四个选项填一项。

11.“学历”栏填写“专科”或“本科”，专升本学生填写“本科”。

12.“所学专业”的专业名称填写完整，不得简写。

13.“专业层次”按照“本科”、“专科”、“专升本”三个选项填一项。

14.“籍贯”栏填写省县，如“江西浮梁”；“邮编”填写籍贯所在地邮编；“通讯地址”请详实填写。

15.“本人主要经历”栏按照从上至下为小学-初中-高中-大学时间段填写。

16.“主要社会关系”栏，只填写家人信息，学生本人信息无需填写。切勿空白不填，若无工作单位、职务可填写“无”。

17.“学籍异动”栏学生本人不填，由学籍管理人员填写。

（二）填写样表

（三）归档要求

1.检查。辅导员以班级为单位检查学籍登记表填写是否有遗漏、涂改、写错的。如在填写学生登记表过程中出现涂改情况，可打印空白的《景德镇学院学生学籍登记表》（附件3）由学生本人重新填写。不重新填写的，需在涂改处加盖学院公章（涂改处不加盖公章可能影响政审，请务必重视）。

2.排序。以班级为单位，检查无误的按学号从小到大顺序分别整理成2份，填写盖章《学籍登记表目录》（附件2）

3.盖章归档。安排两名班级负责人将2份学籍登记表以及《学籍登记表目录》带至教务处206加盖公章后一份归入学生档案袋，另一份移交教务处暂存，待学生毕业时移交校档案馆。

六、档案遗失损毁处理办法

学生档案经检查发现以下特殊情况的，应当及时做好相应补充完善工作：

（一）档案经发现有拆封、破损或污损辨认不清是否为学生本人的，学生应当联系其入学前就读院校并寄回档案，由其入学前就读院校重新认定资格后封档盖章并寄回本校；

（二）档案若有遗失，学生应当联系其入学前就读院校补办材料后封档盖章并寄回本校；

（三）档案内材料经反映非学生本人的，辅导员应于学生本人在场时当面拆封核实。

1.核实确为本人的，重新封档盖章，并与学生一同在骑缝处签署开封证明。

2.核实确非本人的，重新封档盖章，并与学生一同在骑缝处签署开封证明，学生应当联系其入学前就读院校并寄回档案，对方单位重组该生档案后封档盖章并寄回本校。经重新拆封核实后确为本人的，按照上述第一点情况处理。

七、其他要求

1.对尚未移交教务处的学生档案应当放入各学院档案室保管，并安排保管柜进行存放，确保档案材料的安全性、完整性。

2.对于移交班级中有无档、缺档等不符合要求的，教务处一律不予接收。

附件：1.景德镇学院学生档案移交清单

           2.学籍登记表目录

           3.景德镇学院学生学籍登记表

教务处      

2025年10月10日